г. Санкт-Петербург, Стрельна, Нижняя дорога, 2

Как правильно спланировать офисный переезд?

pereezd1Для тех, кто решил осуществить самостоятельно переезд в другой офис, необходимо подумать о следующем:

  • Планировать офисный переезд нужно заранее. Необходимо оценить возможности и внутренние ресурсы компании, рассчитать сроки и конкретные этапы переезда, а также распределить, кто и с помощью каких средств будет выполнять различные работы по переезду.
  • Требуется составить план расположения рабочих мест по новому офису.
  • Нужно подготовить упаковку для переезда: пузырчатую пленку, картонные коробки, упаковочную бумагу, широкий скотч, веревки и т.д.
  • Нужно сообщить партнерам и клиентам фирмы номера телефонов и адрес нового офиса (желательно письменно).
  • Сотрудникам компании лучше раздать письменные инструкции с указанием времени, к которому им нужно подготовить для переезда и упаковать свою офисную технику, личные вещи, документацию, мебель, канцелярские принадлежности. На упаковках лучше сделать соответствующие надписи: отдел, ФИО и номер рабочего места в новом офисе.
  • При подготовке к офисному переезду лучше сразу сортировать старые вещи. Еще на старом месте рекомендуется утилизировать не подлежащую ремонту и неисправную мебель, технику, а также ненужная документацию.
  • Нужно назначить ответственных за переезд в каждом отделе.
  • Упаковка сложной техники и аппаратуры должна выполняться квалифицированными сотрудниками (системными администраторами, электронщиками и пр.).
  • Разбирать и готовить к переезду мебель нужно после упаковывания всех мелких вещей и документации. Для транспортировки мебели лучше использовать специальные упаковочные материалы.
  • Особо важные документы, базы данных, ценности, архивы лучше еще до начала общего переезда перевезти в надежное место.
  • Перевозку офиса рекомендуется планировать в первой половине дня.
  • Если в компании есть сильные и крепкие мужчины, то погрузку-разгрузку вещей можно провести самостоятельными силами. Необходимо сначала в транспорте размещать крупные мебель, вещи и предметы и надежно фиксировать их креплениями, а только затем — грузить более мелкие и хрупкие вещи. Дя транспортировки рекомендуется применять амортизирующий картон и пузырчатую пленку, которые прокладываются между перевозимыми предметами.
  • Если своих сил для офисного переезда недостаточно, то лучше привлечь к этой работе профессиональных грузчиков.
  • Если в фирме есть грузовые машины, то их можно использовать для осуществления переезда. В противном случае — нужно предварительно заказать услуги в транспортной компании.
  • Нужно позаботиться о резерве грузового лифта и парковочного места около здания офиса.
  • По окончанию погрузки вещей, нужно проверит, все ли забрали. Уходя, нужно закрыть окна и двери, выключить электросеть и перекрыть краны.
  • В новом офисе нужно расставлять мебель согласно подготовленному плану. После установки мебели приступают к разборке размещению техники, документации и вещей.
  • После завершения переезда нужно поблагодарить свой коллектив и завершить день торжественным мероприятием.

Подводя итоги, нужно обратить внимание на следующие моменты:

  • Затраты времени на организацию переезда, в которое Ваша фирма не работала, а занималась переездом.
  • оценить повреждения и поломку оборудования и мебели при офисном переезде, без которых наверняка не обойдется;
  • состояние самочувствия сотрудников, которые не привыкли перетаскивать тяжести;
  • рабочий настрой и микроклимат после переезда.

Проделав все это — следует подумать и в следующий переезд поручить все работы профессионалам.

Оставить комментарий